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Veröffentlichungen

Herausforderung Catering-Kalkulation

AHGZ - Ein Gastbeitrag aus dem Catering-Bereich

In der vergangenen Woche hat die AHGZ gezeigt, wie man Bankette richtig kalkuliert. Das Rechnen mit dem spitzen Bleistift ist gerade auch beim Catering (Außer-Haus-Lieferung und -Service) entscheidend.

Bei der Angebotskalkulation für Caterings kommt es immer mehr darauf an, einen konkurrenzfähigen Preis zu bieten, aber trotzdem keine unrentablen Aufträge einzuholen. Entscheidend für den Angebotspreis sollte das eigene Gewinnziel sein. Wichtig also: Vorab den Deckungsbeitrag ermitteln, den die Veranstaltung erbringt – also den Betrag, der nach Abzug der direkt zurechenbaren Kosten vom Nettoumsatz als vorläufiges Ergebnis verbleibt.

Der Verkaufspreis für Speisen und Getränke kann bei Cateringaufträgen niedriger angesetzt werden als bei einer Bankettveranstaltung im eigenen Haus. Zum Ausgleich dafür wird jedes Extra einzeln berechnet und im Angebot aufgeführt: die Anlieferung, die Arbeitsstunden vor Ort, die Raum- oder Zeltmiete, die Bereitstellung von Tischen, Stühlen, Geschirrteilen und Tischwäsche. Daraus ergibt sich meist ein wesentlich höherer Preis pro Person, als wenn die Veranstaltung im eigenen Betrieb stattfinden würde.

Deckungsbeitrag ermitteln

Muss ein Raum angemietet werden, setzt man die Kosten als „durchlaufenden Posten“ in der Regel ohne Aufschlag auf die Rechnung. Dagegen sollte man bei den Leihgebühren für Geschirr, Möbel, Kühlcontainer oder mobile Küchen mit einem Aufschlag (zum Beispiel 20 %) kalkulieren, um den eigenen Organisationsaufwand abzudecken. Das Gleiche gilt für Kosten von Aushilfen oder Leihpersonal.

Welche Kosten für Equipment auf Seiten des Caterers tatsächlich anfallen, hängt natürlich davon ab, ob er auf eigene Bestände zurückgreifen kann oder sich seinerseits Gegenstände ausleihen muss. Unabhängig davon empfiehlt es sich jedoch, als Kosten immer die Preise anzusetzen, die beim Ausleihen entstehen würden – denn für das Equipment aus eigenem Bestand müssen Anschaffungskosten sowie die Kosten für die Kapitalbindung und zusätzliche Lagerflächen wieder hereingeholt werden. Auch die Kosten für Servicemitarbeiter sind unabhängig davon anzusetzen, ob es sich um eigenes Stammpersonal oder extra engagierte Aushilfen handelt.

Mit in die interne Catering-Kalkulation gehören auch solche Kosten, die man nicht an den Kunden weitergeben kann, wie der eigene interne Organisationsaufwand. Das Gastronomie-Unternehmen selbst, seine Führungskräfte und Bürokraft haben schließlich gegenüber Veranstaltungen, die im eigenen Haus stattfinden, einen erhöhten Organisationsaufwand. Die Örtlichkeiten müssen vorab besichtigt, Angebote erstellt, Aushilfen und Equipment besorgt oder genaue Ablaufpläne erstellt werden.

Preise gut austarieren

Die nachstehend als Beispiel für eine Kalkulation veröffentlichte Tabelle über eine Catering-Veranstaltung mit 50 Personen ist auf die wichtigsten Angebotsteile beschränkt. Von der Garderobe über Tellerwärmer bis zu Aschenbechern gibt es viele weitere Leistungselemente, die sich einzeln anbieten und berechnen lassen.

Auf Basis dieser Kalkulation würde der Gastronomie-Betrieb mit der Catering-Veranstaltung rund 1.100 Euro als Deckungsbeitrag erwirtschaften, um weitere Gemeinkosten wie die Personal- und Energiekosten der Küche abzudecken.

Obwohl sich bei den Speisen und Getränken eine recht hohe Wareneinsatzquote von 42 Prozent (Kosten bezogen auf Gesamtpreis) ergibt, ist die Veranstaltung somit insgesamt dennoch rentabel. Ohne die Berechnung von Equipment-Miete und Personalkosten, die im Beispiel mit rund 1.800 Euro zu Buche schlagen, wäre die Veranstaltung jedoch defizitär. Würden die Speisen und Getränke mit restaurantüblichen Wareneinsatzquoten kalkuliert, wäre das Catering noch sehr viel rentabler – das Angebot aber wahrscheinlich nicht mehr konkurrenzfähig. Somit gilt es, die Angebotspreise fein auszutarieren.

Grundsätzlich lassen sich im Catering-Geschäft eher rentable Preise durchsetzen als im normalen Bankettgeschäft. Grund: Der Aufwand wird dem Veranstalter eher deutlich, und seine Zahlungsbereitschaft wächst. Weil die Einzelberechnung die Transparenz und damit auch die Preisakzeptanz erhöht, sollte man mit Pauschalierungen vorsichtig sein. Ein Pauschalpreis etwa für Gedecke birgt die Gefahr der Renditeverschlechterung. Schließlich muss jedes Teil bereitgestellt, verpackt und transportiert werden – da macht es einen großen Unterschied, ob das Gedeck aus 5 oder aus 20 Einzelteilen besteht. Außerdem erscheinen 4 Euro für ein Gedeck dem Kunden eher teuer als 30 Cent für einen Teller.

Tipps für die Kalkulation von Catering-Veranstaltungen:

  • Bieten Sie alle Leistungselemente einzeln an! Kostentransparenz schafft Akzeptanz!
  • Setzen Sie die Preise für Speisen und Getränke niedriger an als im normalen Bankettgeschäft!
  • Kalkulieren Sie einen Aufschlag auf Ihre eigenen Kosten für Fremdleistungen!
  • Berücksichtigen Sie in Ihrer Kalkulation den erheblichen Organisationsaufwand für Planung und Logistik!
  • Nutzen Sie Ihre Kalkulationstabelle auch für die Rechnungsstellung und die Nachkalkulation!

Autor: Dipl. Kfm. Jochen Schmidt
Erschienen in der Allgemeinen Hotel- und Gastronomie-Zeitung, Ausgabe 2008/23
(Teil 7 der AHGZ -Serie zur Kalkulation)
überarbeitet am 23. Juni 2014

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